Datenschutzrichtlinie

NotaryAupxis.com
Kosakenweg 23, 8052 Zürich, Schweiz
Tel: +41 44 380 07 07
E-Mail: datenschutz@notaryaupxis.com

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ist:

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Als öffentlich bestellter Notar unterliegen wir besonderen Datenschutz- und Vertraulichkeitsbestimmungen, die über das allgemeine Datenschutzrecht hinausgehen.

2. Geltungsbereich und rechtliche Grundlagen

Diese Datenschutzrichtlinie informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website notaryaupxis.com sowie im Rahmen unserer notariellen Tätigkeit.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit:

• EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR/DSGVO)
• Schweizerischem Datenschutzgesetz (DSG)
• Notariatsordnung und Berufsrecht
• Weiteren einschlägigen Datenschutzbestimmungen

Als Notar unterliegen wir der notariellen Amtsverschwiegenheit, die einen besonders strengen Schutz Ihrer Daten gewährleistet.

3. Notarielle Amtsverschwiegenheit

3.1 Besonderer Schutzstatus

Als öffentlich bestellter Notar unterliegen wir der notariellen Amtsverschwiegenheit, die bedeutet:

• Absolute Verschwiegenheitspflicht über alle Mandantenangelegenheiten
• Zeugnisverweigerungsrecht vor Gerichten und Behörden
• Beschlagnahmeschutz für Notariatsakten
• Verschärfte Datenschutzbestimmungen über die GDPR hinaus

3.2 Umfang der Amtsverschwiegenheit

Die notarielle Amtsverschwiegenheit umfasst:

• Alle Informationen aus der notariellen Tätigkeit
• Tatsache der Mandatserteilung (soweit nicht öffentlich)
• Inhalte von Beratungsgesprächen und Beurkundungen
• Persönliche und geschäftliche Verhältnisse der Beteiligten
• Vertrauliche Dokumente und Korrespondenz

3.3 Zeitliche Unbegrenztheit

Die notarielle Amtsverschwiegenheit besteht zeitlich unbegrenzt und endet nicht mit der Beendigung der notariellen Tätigkeit.

4. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

4.1 Persönliche Identifikationsdaten

• Vor- und Nachname, Titel
• Geburtsdatum und -ort
• Staatsangehörigkeit
• Zivilstand und Familienstand
• Beruf und Arbeitgeber
• Ausweisdokumente (Kopien für Legitimation)

4.2 Kontakt- und Kommunikationsdaten

• Private und geschäftliche Anschrift
• Telefonnummern (Festnetz, Mobil)
• E-Mail-Adressen
• Bevorzugte Kommunikationswege
• Sprachpräferenzen

4.3 Geschäfts- und Transaktionsdaten

• Art und Gegenstand des notariellen Geschäfts
• Immobiliendaten und Grundstücksinformationen
• Gesellschaftsrechtliche Angaben
• Vertragsbedingungen und -inhalte
• Kaufpreise und finanzielle Vereinbarungen

4.4 Finanzielle und rechtliche Daten

• Bankverbindungen und Kontoangaben
• Finanzierungsverträge und Hypotheken
• Erben- und Vermögensverhältnisse
• Gesellschaftsanteile und Beteiligungen
• Rechtliche Vollmachten und Befugnisse

4.5 Beratungs- und Verfahrensdaten

• Beratungsnotizen und Gesprächsprotokolle
• Rechtliche Risikoaufklärung
• Entwürfe und Vertragsversionen
• Beurkundungsprotokolle
• Vollzugsdokumentation

4.6 Technische Website-Daten

• IP-Adresse (anonymisiert nach 24 Stunden)
• Browser-Informationen
• Betriebssystem
• Zugriffszeitpunkt
• Besuchte Seiten
• Referrer-Website

5. Zwecke der Datenverarbeitung

5.1 Notarielle Beurkundungstätigkeit

• Durchführung notarieller Beurkundungen
• Rechtliche Beratung und Aufklärung der Beteiligten
• Prüfung der rechtlichen Zulässigkeit von Geschäften
• Identitätsprüfung und Legitimationskontrolle
• Interessenwahrung aller Beteiligten

5.2 Vollzug und Nachbearbeitung

• Einreichung bei Grundbuchämtern und Registern
• Vollzugskontrolle und Nachbetreuung
• Kommunikation mit Behörden und Ämtern
• Archivierung und Urkundenverwahrung
• Ausstellung von Ausfertigungen und Abschriften

5.3 Mandantenverwaltung und -betreuung

• Terminplanung und -koordination
• Mandantenkorrespondenz und -kommunikation
• Kostenabrechnung und Gebührenerhebung
• Qualitätssicherung und Nachbetreuung
• Statistische Auswertungen (anonymisiert)

5.4 Website-Betrieb und digitale Services

• Bereitstellung der Website-Funktionalitäten
• Bearbeitung von Anfragen über Kontaktformulare
• Online-Terminbuchung und -verwaltung
• Technische Wartung und Sicherheitsgewährleistung
• Verbesserung der digitalen Dienstleistungen

5.5 Rechtliche und berufsrechtliche Verpflichtungen

• Erfüllung notarieller Sorgfaltspflichten
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Geldwäsche-Prävention und Compliance
• Meldepflichten gegenüber Aufsichtsbehörden
• Standesrechtliche Dokumentation

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (GDPR)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b GDPR – Vertragserfüllung: Zur Durchführung notarieller Dienstleistungen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c GDPR – Rechtliche Verpflichtung: Zur Erfüllung notarieller und gesetzlicher Pflichten
• Art. 6 Abs. 1 lit. e GDPR – Öffentliche Aufgabe: Ausübung notarieller Hoheitsbefugnisse
• Art. 6 Abs. 1 lit. f GDPR – Berechtigte Interessen: Für Qualitätssicherung und berechtigte Geschäftsinteressen
• Art. 9 Abs. 2 lit. f GDPR – Rechtliche Ansprüche: Bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten

7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

7.1 Sensitive Daten in notariellen Verfahren

Aufgrund der umfassenden notariellen Beratungs- und Beurkundungstätigkeit können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:

• Gesundheitsdaten: Bei Vorsorgeaufträgen und gesundheitsbezogenen Vollmachten
• Ethnische Herkunft: Bei internationalen Sachverhalten
• Religiöse Überzeugungen: Bei entsprechenden Verfügungen
• Politische Meinungen: Bei Angaben zu Funktionen und Ämtern

7.2 Rechtsgrundlage für besondere Kategorien

Die Verarbeitung erfolgt gemäß:

• Art. 9 Abs. 2 lit. a GDPR: Ausdrückliche Einwilligung
• Art. 9 Abs. 2 lit. f GDPR: Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
• Art. 9 Abs. 2 lit. g GDPR: Erhebliches öffentliches Interesse

8. Datenerhebung und -quellen

8.1 Direkte Erhebung von Mandanten

Erstberatung und Mandatsannahme:

• Persönliche Beratungsgespräche
• Telefonische Vorabklärungen
• Website-Kontaktformulare
• E-Mail-Anfragen
• Terminbuchungen

Beurkundungsverfahren:

• Identitätsprüfung und Legitimation
• Sachverhaltsaufnahme
• Vertragsverhandlungen
• Rechtliche Aufklärung
• Beurkundungstermine

8.2 Erhebung von Dritten

Mit Mandanteneinwilligung oder rechtlicher Grundlage von:

• Grundbuchämtern und Katasterämtern
• Handelsregisterämtern
• Banken und Finanzinstituten
• Behörden und Verwaltungen
• Anderen Notaren und Anwälten
• Sachverständigen und Gutachtern

8.3 Öffentliche Register und Quellen

• Grundbuch- und Katastereinträge
• Handelsregisterauszüge
• Öffentliche Bekanntmachungen
• Gesetze und Verordnungen
• Gerichtsentscheidungen

8.4 Website-Datenerfassung

Kontaktformulare:

• Pflichtfelder: Name, E-Mail, Anfrageart
• Optionale Felder: Telefon, Terminwunsch, Notargebiet
• Automatisch: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-Info

Online-Terminbuchung:

• Persönliche Daten für Terminvereinbarung
• Kontaktdaten für Bestätigung und Erinnerung
• Terminpräferenzen und Verfügbarkeiten

9. Datenweitergabe und Übermittlung

9.1 Grundsatz der Amtsverschwiegenheit

Aufgrund der notariellen Amtsverschwiegenheit geben wir Mandantendaten grundsätzlich nicht an Dritte weiter, außer:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt
• Dies ist zur Erfüllung notarieller Pflichten erforderlich
• Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet
• Es dient der ordnungsgemäßen Vollzugsabwicklung

9.2 Notariell bedingte Übermittlungen

Im Rahmen der ordnungsgemäßen Amtsausübung an:

• Grundbuchämter: Für Eigentumsübertragungen und Dienstbarkeiten
• Handelsregisterämter: Für gesellschaftsrechtliche Eintragungen
• Steuerbehörden: Für Handänderungssteuern
• Andere Notare: Bei Amtshilfe und Vertretungen
• Gerichte: Bei gerichtlichen Verfahren (nur soweit erforderlich)

9.3 Externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter)

IT-Dienstleister:

• Notariatssoftware und Aktenverwaltung (Schweiz/EU)
• E-Mail-Server und Kommunikationssysteme (EU)
• Backup- und Archivierungsdienste (Schweiz)
• Website-Hosting und -Wartung (EU)

Fachdienstleister:

• Übersetzungsdienste für fremdsprachige Dokumente
• Sachverständige für technische Gutachten
• Archivierungsdienstleister für Langzeitaufbewahrung

Alle Auftragsverarbeiter sind GDPR-konform und durch entsprechende Verträge gebunden.

9.4 Übermittlung bei rechtlichen Verpflichtungen

• Meldungen bei Geldwäscheverdacht
• Steuerliche Meldepflichten
• Statistische Meldungen (anonymisiert)
• Aufsichtsbehördliche Anfragen

10. Internationale Datenübermittlung

10.1 Bevorzugte Verarbeitung in EU/Schweiz

Wir verarbeiten notarielle Daten bevorzugt in der Schweiz und der EU. Übermittlungen in Drittstaaten erfolgen nur:

• Bei unbedingt notwendiger Amtsausübung
• Mit angemessenem Datenschutzniveau
• Mit geeigneten Garantien
• Nach vorheriger Mandanteninformation

10.2 Grenzüberschreitende notarielle Geschäfte

Bei internationalen Sachverhalten können Datenübermittlungen erforderlich sein:

• An ausländische Notare und Rechtsanwälte
• An internationale Finanzinstitute
• An ausländische Behörden und Register
• Immer mit angemessenen Schutzmaßnahmen

11. Speicherdauer

Aufgrund notarieller Aufbewahrungspflichten gelten besondere Speicherfristen:

11.1 Notariatsarchiv

Urschriften notarieller Urkunden werden im Notariatsarchiv nach den gesetzlichen Bestimmungen für mindestens 30 Jahre aufbewahrt.

11.2 Verlängerte Aufbewahrung

Bei besonderen Umständen können verlängerte Aufbewahrungszeiten erforderlich sein:

• Laufende Gerichtsverfahren
• Erbschaftsangelegenheiten mit längeren Abwicklungszeiten
• Komplexe gesellschaftsrechtliche Strukturen

12. Ihre Rechte unter der GDPR

12.1 Auskunftsrecht (Art. 15 GDPR)

Sie haben das Recht auf Auskunft über:

• Alle bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten
• Zwecke der Verarbeitung
• Kategorien der Daten und Empfänger
• Geplante Speicherdauer
• Herkunft der Daten

Einschränkung: Die notarielle Amtsverschwiegenheit kann Auskunftsbeschränkungen rechtfertigen, wenn Dritte betroffen sind.

12.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 GDPR)

Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.

12.3 Löschungsrecht (Art. 17 GDPR)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn:

• Die Daten nicht mehr für notarielle Zwecke benötigt werden
• Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben
• Die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
• Keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen

Einschränkung: Notarielle Urschriften und Akten können aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten nicht gelöscht werden.

12.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GDPR)

Sie können die Einschränkung verlangen, wenn:

• Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten
• Die Verarbeitung unrechtmäßig ist
• Sie die Daten für Rechtsansprüche benötigen

12.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 GDPR)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in strukturiertem Format zu erhalten, soweit dies mit der notariellen Amtsverschwiegenheit vereinbar ist.

12.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 GDPR)

Sie können der Verarbeitung widersprechen, außer bei:

• Zur Amtsausübung erforderlichen Verarbeitungen
• Gesetzlichen Verpflichtungen
• Notariellen Berufspflichten

12.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 GDPR)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13. Datensicherheit

13.1 Technische Sicherheitsmaßnahmen

• Hochsichere Verschlüsselung: SSL/TLS für alle Datenübertragungen
• End-to-End-Verschlüsselung: Für vertrauliche Kommunikation
• Erweiterte Firewall-Systeme: Mehrschichtiger Schutz
• Intrusion Detection: Automatische Angriffserkennung
• Verschlüsselte Datenspeicherung: AES-256 Standard
• Sichere Backup-Verfahren: Redundante, verschlüsselte Sicherung

13.2 Organisatorische Sicherheitsmaßnahmen

• Zugriffsbeschränkungen: Strenge “Need-to-know”-Basis
• Mandatsweise Datentrennung: Separate Verarbeitung
• Regelmäßige Sicherheitsschulungen: Für alle Mitarbeiter
• Datenschutz-Folgenabschätzung: Bei neuen Verfahren
• Incident Response Plan: Für Sicherheitsvorfälle

13.3 Notariatsspezifische Sicherheit

• Physische Aktenverwahrung: Hochsicherheitstresor
• Elektronische Notariatssysteme: Zertifizierte Software
• Digitale Signaturen: Qualifizierte elektronische Signaturen
• Audit-Trails: Vollständige Zugriffsprotokolle
• Notariatssiegel: Schutz vor Urkundenfälschung

14. Digitale notarielle Services

14.1 Online-Terminbuchung

• Verschlüsselte Übertragung aller Terminanfragen
• Sichere Speicherung von Kontaktdaten
• Automatische Löschung nach Terminabschluss
• GDPR-konforme Kalendersynchronisation

14.2 Digitale Kommunikation

• Sichere E-Mail-Kommunikation: Verschlüsselt für sensible Inhalte
• Video-Beratung: GDPR-konforme Plattformen
• Dokumentenübertragung: Ende-zu-Ende verschlüsselt
• Digitale Signaturen: Nach eIDAS-Verordnung

14.3 Elektronische Archive

• Digitale Urkundenarchivierung: Nach gesetzlichen Standards
• Langzeitspeicherung: 30+ Jahre verfügbar
• Migrations-Strategien: Für technologische Weiterentwicklung
• Audit-Sicherheit: Manipulationssichere Speicherung

15. Cookies und Website-Technologien

15.1 Minimale Cookie-Verwendung

Als Notariatspraxis verwenden wir nur absolut notwendige Cookies:

• Technisch erforderliche Cookies: Session-Management, Sicherheit
• Funktionale Cookies: Spracheinstellungen, Terminbuchung
• Keine Tracking-Cookies: Bewusster Verzicht auf Analyse-Tools

15.2 Datenschutzfreundliche Website

• Keine Google Analytics oder ähnliche Tracking-Tools
• Keine Social Media Plugins
• Keine Werbe-Cookies oder Retargeting
• Lokale Speicherung aller Website-Ressourcen

Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

16. Qualitätssicherung und Compliance

16.1 Datenschutz-Management

• Regelmäßige Datenschutzaudits: Interne und externe Prüfungen
• Mitarbeiterschulungen: Kontinuierliche Fortbildung
• Compliance-Monitoring: Überwachung der Einhaltung
• Verbesserungsmaßnahmen: Kontinuierliche Optimierung

16.2 Notarielle Qualitätskontrolle

• Vier-Augen-Prinzip: Bei sensiblen Datenverarbeitungen
• Revisionssichere Dokumentation: Aller Verarbeitungsschritte
• Regelmäßige Selbstevaluierung: Der Datenschutzpraktiken
• Externe Beratung: Bei komplexen Datenschutzfragen

17. Datenschutzverletzungen

17.1 Meldepflichten

Bei Datenschutzverletzungen:

• Meldung an Aufsichtsbehörde: Binnen 72 Stunden
• Information der Betroffenen: Bei hohem Risiko
• Dokumentation: Aller Vorfälle und Maßnahmen
• Sofortige Schadensbegrenzung: Und Ursachenanalyse

17.2 Präventive Maßnahmen

• Regelmäßige Penetrationstests
• Kontinuierliche Sicherheitsschulungen
• Aktualisierung der Sicherheitstechnologien
• Notfallpläne für verschiedene Szenarien

18. Minderjährigenschutz

Bei notariellen Geschäften mit Minderjährigen gelten besondere Schutzbestimmungen:

• Elterliche/vormundschaftliche Zustimmung: Erforderlich
• Erhöhte Sorgfaltspflichten: Besonderer Minderjährigenschutz
• Getrennte Interessenwahrung: Bei Interessenkonflikten
• Besondere Aufbewahrung: Von minderjährigenbezogenen Daten

19. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie

Wir überprüfen diese Datenschutzrichtlinie regelmäßig und passen sie an:

• Rechtliche Änderungen
• Neue Geschäftspraktiken
• Technologische Entwicklungen
• Verbesserungen des Datenschutzes

Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie rechtzeitig über die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten.

20. Kontakt und Beschwerden

20.1 Datenschutzbeauftragter

E-Mail: datenschutz@notaryaupxis.com
Telefon: +41 44 380 07 07
Post: NotaryAupxis.com, Kosakenweg 23, 8052 Zürich
Sprechzeiten: Mo-Fr 08:00-17:00 Uhr

20.2 Aufsichtsbehörden

Sie haben das Recht, sich bei Datenschutz-Aufsichtsbehörden zu beschweren:

Schweiz:
Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB)
Feldeggweg 1, 3003 Bern
Website: www.edoeb.admin.ch

EU-Länder:
Ihr örtlich zuständiger Datenschutzbeauftragter

20.3 Notariatskammer

Bei standesrechtlichen Datenschutzfragen: Notariatskammer des Kantons Zürich
[Adresse der Notariatskammer]

20.4 Beschwerdeverfahren

• Erste Kontaktaufnahme: Direkt an unseren Datenschutzbeauftragten
• Interne Prüfung: Binnen 14 Tagen
• Lösungsvorschlag: Binnen 30 Tagen
• Externe Schlichtung: Bei Nichteinigung

Stand: 12. April 2024
Letzte Aktualisierung: 12. April 2024

Als öffentlich bestellter Notar nehmen wir den Schutz Ihrer persönlichen Daten und die Wahrung der Amtsverschwiegenheit besonders ernst. Vertrauen ist die Grundlage notarieller Tätigkeit.